Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und verlegten Dokumenten – Willkommen in der Zukunft des digitalen Büros! Entdecken Sie das papierlose Büro mit ersetzendem Scannen und optimierten Arbeitsabläufen. Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und machen Sie Papierbelege überflüssig. Ihre Daten sind absolut sicher und eine ordnungsgemäße, verfahrenssichere Arbeitsweise wird auch vom Finanzamt positiv bewertet. Machen Sie mit unserer Verfahrensdokumentation in Verbindung mit DATEV die Aufbewahrung von Papierbelegen für die Zukunft obsolet. Sprechen Sie uns gerne an, wir haben die passende Lösung für Sie!
Auszug unser zufriedenen Kunden
Ihre Lösung für mehr Effizienz:
Drei Vorteile der Verfahrensdokumentation
- Kosteneffizienz:
Die digitale Archivierung von Dokumenten spart Unternehmen erhebliche Kosten im Vergleich zur traditionellen physischen Archivierung, da keine teuren Miet- und Lagerkosten anfallen. - Flexibilität:
Durch die digitale Archivierung können Dokumente von überall aus abgerufen werden, was die Flexibilität und das Arbeiten von unterwegs oder im Homeoffice ermöglicht. - Umweltfreundlichkeit:
Durch die Reduzierung der physischen Archivierung wird weniger Papier und Energie verbraucht, was gut für die Umwelt ist.
7 Probleme, die Novo-Net für Sie lösen kann:
- Sie zahlen noch immer doppelt für die Archivierung Ihrer Dokumente?
Müssen Sie nicht: Mit einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, können Sie ihr Papierarchiv vernichten. - Wollen Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente sicher und revisionssicher gespeichert werden, ohne doppelt zu zahlen?
Dann verzichten Sie auf die doppelte Belegablage: Profitieren Sie von der Dokumentenverwaltung in DATEV Unternehmen online und haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente. - Haben Sie genug von zeitraubenden manuellen Prozessen?
Sparen Sie sich die Zeit: Mit DATEV Unternehmen online haben Sie die Möglichkeit Ihre Prozesse zu automatisieren und zu verschlanken. - Sie wollen endlich Sicherheit in der Gesetzeskonformität Ihrer Buchhaltung haben?
Die Verwendung der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen in Verbindung mit DATEV Unternehmen online gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung, was Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen schützt. - Die Datensicherung nach DSGVO frisst zu viel Zeit?
Dann geben Sie diese Aufgabe ab: Durch die Nutzung von DATEV Unternehmen online und einer maßgeschneiderten Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen, brauchen Sie sich mit dem Thema nicht mehr auseinander zu setzten. - Verzweifeln Sie an den Papierstapeln in Ihrem Büro?
Nicht, wenn Sie mit uns den digitalen Umstieg wagen. - Klingt gut – aber eine komplette Dokumentation über Ihr Verfahren ist viel zu kompliziert und zeitaufwendig?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird komplett von Novo-Net geplant und umgesetzt. Im Anschluss erhalten Ihre Mitarbeiter eine Einweisung im Umgang mit der Verfahrensdokumentation und dem ersetzenden Scannen – und arbeiten in Zukunft noch effizienter.
1.
Analyse der Geschäftsprozesse
In einem Gespräch vor Ort analysieren wir die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens und entwerfen ein individuelles und unverbindliches Angebot.
2.
Erstellung der Verfahrensdokumentation
Auf Basis der Analyse werden dann alle betrieblichen Abläufe und Maßnahmen, die bei der Verarbeitung von Rechnungen durchgeführt werden, in einer Verfahrensdokumentation festgehalten.
3.
Umsetzung der
Maßnahmen
Die in der Verfahrensdokumentation festgelegten Maßnahmen müssen umgesetzt werden. Hierzu zählen beispielsweise technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit sowie die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
4.
Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem aktuellen Stand ist. Auch Änderungen in den Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Anforderungen müssen berücksichtigt werden.
Optimieren Sie Ihre Prozesse mit unserer kostenlosen Checkliste zur Verfahrensdokumentation
Häufig gestellte Fragen
- Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten und Rechnungen verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation erstellen. Das betrifft sowohl kleine als auch große Unternehmen. - Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation hilft, Schwachstellen in den betrieblichen Abläufen zu identifizieren und zu optimieren, trägt zur Datensicherheit bei und signalisiert dem Finanzamt, dass Ihr Unternehmen verfahrenssicher und ordnungsgemäß arbeitet. Darüber hinaus bietet sie eine gute Grundlage für interne Schulungen und die Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden. - Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation muss alle betrieblichen Abläufe und Maßnahmen, die bei der Verarbeitung Rechnungen durchgeführt werden, dokumentieren. Für Unternehmen kann es jedoch eine große Herausforderung sein, eine Verfahrensdokumentation korrekt und vollständig zu erstellen. Mit Novo-Net haben Sie die Möglichkeit, die Erstellung und Umsetzung einer Verfahrensdokumentation in erfahrenen Händen zu legen. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und auf Ihre individuellen Geschäftsprozesse zugeschnitten ist. Mit Novo-Net sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich darauf verlassen, dass Ihre Verfahrensdokumentation jederzeit aktuell und verfahrenssicher ist. - Wie oft muss eine Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Eine Verfahrensdokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem aktuellen Stand ist. Hierbei sollten Änderungen in den Geschäftsprozessen und gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden. In der Regel wird eine jährliche Überprüfung empfohlen.